فرزانه : یاد میگیرد / آموزش میدهد / عمل میکند
سیستم سازی
برای تضمین دوام کسب و کارتان، همین امروز سیستم سازی را شروع کنید.
اکثر مدیران ناکامی‌ها و شکست‌های کاریشان را به ضعف یا سهل‌انگاری کارمندان نسبت می‌دهند و دست به دامن ارزیابی عملکرد و کنترل های موشکافانه کارکنان می‌شوند. این کار نه تنها زمان، انرژی و هزینه زیادی می‌برد، در نهایت هم تاثیر کمی در بهبود عملکرد سازمان ایجاد میکند. بنابراین راه‌حل اصلی برای حل مشکلات کسب و کار که زمینه‌ساز رشد و توسعه هم هست، می‌تواند تغییر از «وظیفه محوری» به «فرایند محوری» باشد. برای این تغییر به سیستم سازی کسب و کار نیاز داریم. در ادامه به چیستی و چگونگی آن می‌پردازیم.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
به زبان خیلی ساده یعنی انجام‌دادن مجموعه‌ای از اقدامات که باعث خودکارشدن کسب و کار ما می‌شود و بیشتر کارها بدون دخالت یا نظارت مدیر به درستی انجام شود. درواقع این فرآیند کمک میکند که کارها و کنترل‌های تکراری از دوش مدیران و کارکنان برداشته و به صورت اتوماتیک انجام شود. این زمان آزادشده از کم شدن کنترل‌ها را می‌توان صرف ایده‌پردازی، خلاقیت و توسعه کسب و کار کرد.
این فرآیند شامل مستندسازی و استانداردسازی گردش کار، تدوین رویه‌ها و سیاست‌ها، ساده‌سازی عملیات و افزایش بهره‌وری است. به بخش عمده‌ای از این اقدامات مدیریت فرایند در کسب و کار گفته می‌شود.و کمک میکند تا کمتر به کارکنان تکیه کنند و چارچوبی ایجاد میکند که امکان مقیاس‌پذیری و رشد را فراهم میکند. پیاده‌کردن سیستم سازی در بخش‌های مهم کسب و کار مثل مدیریت، فروش، مالی، حقوقی، بازاریابی، منابع انسانی و… می‌تواند فاصله‌ی یک کسب و کار را با رقیبانش چندین برابر کند.
انواع سیستم سازی کسب و کار
این یک فرآیند جامع است که به بهبود عملکرد، افزایش بهره وری و ایجاد ساختارهای پایدار در کسب و کار کمک می کند. انواع آن را می‌توان بر اساس اهداف، حوزه‌های کاری و مراحل اجرا دسته‌بندی کرد. در ادامه، انواع آن را به‌طور مفصل توضیح می دهیم:
01
بر اساس اهداف
- برای افزایش بهره‌وری
- برای کاهش هزینه‌ها
- برای بهبود کیفیت
- برای رشد و توسعه
02
بر اساس حوزه‌های کاری
- مالی
- فروش و بازاریابی
- تولید و عملیات
- منابع انسانی
- خدمات مشتری
03
بر اساس مراحل اجرا
- سیستم سازی فرآیندها
- سیستم سازی اطلاعات
- سیستم سازی ارتباطات
- سیستم سازی تصمیم گیری
04
بر اساس نوع کسب و کار
- کسب و کارهای خدماتی
- کسب و کارهای تولیدی
- کسب و کارهای فروشگاهی
- کسب و کارهای آنلاین
فرآیند اجرائی سیستم سازی در کسب و کار
این فرآیند یک چارچوب ساختاریافته و گام به گام است که با تحلیل وضعیت فعلی شروع می‌شود و با بهینه‌سازی مستمر پایان می‌یابد.
تحلیل وضعیت فعلی
- بررسی فرآیندهای موجود. - جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مربوط به عملکرد کسب‌وکار. - مصاحبه با کارکنان و مدیران برای درک چالش‌ها.
تعیین اهداف سیستم سازی
- تعیین اهداف کلی (مانند افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت). - تعیین اهداف جزئی برای هر بخش (مانند فروش، تولید، مالی).
طراحی سیستم‌ها و فرآیندها
- طراحی فرآیندهای استاندارد برای هر بخش. - ایجاد چک‌لیست‌ها و دستورالعمل‌های کاری. - انتخاب ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب (مانند CRM، ERP).
آموزش کارکنان
- برگزاری جلسات آموزشی برای کارکنان. - ارائه مستندات و راهنماهای کاربردی. - انجام تمرین‌های عملی برای درک بهتر فرآیندها.
اجرای سیستم‌ها
- راه‌اندازی سیستم‌ها به‌صورت مرحله‌ای. - نظارت بر اجرا و رفع مشکلات اولیه. - جمع‌آوری بازخورد از کارکنان.
نظارت و ارزیابی
- جمع‌آوری داده‌های عملکردی. - مقایسه نتایج با اهداف تعیین‌شده. - شناسایی نقاط ضعف و بهبود.
چک لیست‌ها و روتین‌های اجرایی درسیستم سازی
برای اجرای موفق این فرآیند، استفاده از این ابزارها بسیار حیاتی است. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندها را به‌صورت ساختاریافته و منظم پیش ببرید و از انجام تمام مراحل اطمینان حاصل کنید.
لیست تحلیل وضعیت فعلی
گزارش تحلیل وضعیت فعلی.
لیست تعیین اهداف
لیست اهداف سیستم سازی
لیست اجرای سیستم‌ها
سیستم‌های جدید در حال اجرا.
لیست طراحی سیستم‌ها
مستندات فرآیندها و سیستم‌های طراحی‌شده.
لیست آموزش کارکنان
کارکنان آموزش‌دیده و آماده برای اجرای سیستم‌ها.
لیست نظارت و ارزیابی
گزارش ارزیابی عملکرد.
دوره پشتیبانی و خدمات سیستم سازی به مدت 3 ماه
در این دوره، به‌صورت آنلاین فرآیندهای اتوماسیون شرکت شما را بررسی می‌کنیم و به تمامی منشن‌ها و سوالات اعضای شرکت در هر واحد پاسخ می‌دهیم. این دوره تضمین میکند که سیستم‌های جدید به‌درستی اجرا شده و هرگونه چالش یا ابهام به‌سرعت رفع شود. علاوه بر این، جلسات منظم بررسی عملکرد برگزار می‌شود تا اطمینان حاصل کنیم که سیستم‌ها به‌طور کامل با نیازهای کسب‌وکار شما هماهنگ هستند. در پایان دوره، گزارش جامعی از پیشرفت‌ها و توصیه‌های بهینه‌سازی ارائه می‌شود تا شرکت شما به‌صورت مستقل و مؤثر به کار خود ادامه دهد.
اقدامات جهت سفارش گذاری مشاوره سیستم سازی
برای این کار، می‌توانید اقدامات زیر را به‌صورت گام‌به‌گام انجام دهید. این فرآیند به شما کمک میکند تا به‌راحتی و به‌صورت ساختاریافته درخواست خود را ثبت کنید و از مشاوره تخصصی بهره‌مند شوید.
– بررسی چالش‌ها و مشکلات فعلی کسب‌وکار خود.
– تعیین اهداف سیستم سازی (مانند افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود فرآیندها).
– مشخص کردن حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند (مانند مالی، فروش، تولید، منابع انسانی).
– مراجعه به وب‌سایت اندیشه فرزانه و یافتن بخش “مشاوره سیستم سازی”.
– استفاده از فرم تماس یا شماره‌های موجود برای ارتباط با تیم مشاوره.
– ارائه اطلاعات اولیه درباره کسب‌وکار خود (مانند اندازه شرکت، حوزه فعالیت، چالش‌های اصلی).
– شرکت در جلسه مشاوره اولیه (به‌صورت آنلاین یا حضوری).
– دریافت پیشنهاد مشاوره شامل اهداف، مراحل اجرا، مدت‌زمان و هزینه‌ها.
– بررسی پیشنهاد و در صورت نیاز، مطرح کردن سوالات یا درخواست تغییرات.
– تایید نهایی پیشنهاد مشاوره و امضای قرارداد.
– تعیین زمان‌بندی دقیق برای شروع فرآیند سیستم سازی.
– معرفی یک نفر به عنوان مسئول ارتباط با تیم مشاوره.
– مشارکت فعال در جلسات مشاوره و ارائه اطلاعات مورد نیاز.
– اجرای توصیه‌ها و تغییرات پیشنهادی توسط تیم مشاوره.
– استفاده از پشتیبانی تیم مشاوره در طول فرآیند (مانند پاسخ به سوالات، رفع ابهامات).
